Gestionale alberghiero PMS, ovvero Property Management System: cos’è e a cosa serve?

Un gestionale è un software che ha sostituito il vecchio tableu /planning di prenotazione degli hotel integrandolo con la maincourante. Ha molte funzioni diverse e serve a velocizzare le attività di routine in albergo.

Prima di tutto, serve per tenere facilmente sott’occhio la situazione camere:

  • il riepilogo delle prenotazioni in arrivo,
  • gli ospiti già in casa,
  • quelli che dovranno fare il check out
  • e quelli che invece faranno il check in giorno per giorno.

Ne esistono di molti tipi e a molti costi già preconfezionati ma c’è anche chi si affida ad un programmatore per farsene realizzare uno ad hoc in base alle proprie esigenze specifiche.

I gestionali di oggi hanno molte funzioni che facilitano il lavoro di gestione della struttura, come ad esempio:

  • Gestione delle prenotazioni con tariffe da listino o a tariffe speciali
  • Emissione di fatture o ricevute fiscali direttamente ripescando i dati dalla camera selezionata
  • Inserimento di note specifiche per ogni prenotazione
  • Creazione di customer mailing utili poi per news letter alla clientela
  • Possibilità di interfacciarsi con il software l’invio delle schedine di pubblica sicurezza
  • Creazione di file da inviare all’Istat
  • Gestione consumazioni minibar e al banco per singola camera
  • Possibilità di far comparire direttamente nel conto del cliente gli extra di bar/minibar, sale congressi ecc..

Questi servizi ovviamente variano da programma a programma in base a fasce di prezzo e livello di complessità e prestazioni richieste.

Alcuni gestionali possono anche includere un Channel manager che permette che vengano aggiornati in contemporaneamente tutti i portali a cui è iscritta la struttura in base a quello che viene  inserito nel gestionale .

Tutte queste funzioni permettono di tenere sempre sott’occhio la disponibilità effettiva dell’hotel e permettono di non commettere errori nella fatturazione del conto cliente di evitare gli overbooking e semplificare tutte le azioni quotidiane di front office integrandole con quelle di back office per rendere più snella la gestione della struttura.

Gestionale alberghiero
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